הנהלת חשבונות וניהול עסק היא עיסוק די ותיק שקיים מאות שנים בצורתו היותר מודרנית ואף יותר אם מתחשבים בצורת קדומות יותר של תיעוד ורישום פיננסי.
ובכן, התקדמנו כברת דרך ארוכה מהזמנים העתיקים, אך למעשה עקרונות בסיסיים של הנהלת חשבונות נשארו די דומים בסופו של דבר, כמו למשל שמירה על מאזן נכון בין הכנסות להוצאות.
במאות האחרונות לוחות ודפי הקלף החליפו ניירות וכלי כתיבה, ונוצרה דרך הנהלת חשבונות מקובלת אשר היו איתנו במשך שנים ארוכות עד זה מכבר, ולמעשה במקומות מסוימים עדיין הדרך הבלבדית ליצירת מסמכים (המקומות המסוימים האלו יכולים להיות אפילו המשרד או העסק שלכם).
בשנים האחרונות יש שינוי חיובי משמעותי בעולם ניהול החשבונות, והוא המעבר להתנהלות מקוונת של מסמכים דיגיטליים כלומר הנהלת חשבונות באינטרנט.
מדובר בשירותים אינטרנטיים שמאפשרים לכם להנפיק מסמכים חשבונאיים דרך הדפדפן שלכם, ללא צורך בהתקנת שום תוכנה בענן, כאשר כל המסמכים שלכם נשמרים בשרתים מרוחקים.
למעשה זה די דומה לשירותים של האימייל המוכר, אתם ניגשים לחשבון שלכם באמצעות הדפדפן, רק שכאן במקום אימיילים מדובר במסמכים חשבונאיים.
מהם היתרונות של ניהול חשבונות באינטרנט?
להנהלת חשבונות ברשת יש יתרונות רבים שגורמת לאנשים רבים להעדיף אותה על פני ניהול ספרים קלסי, נעבור כל כמה מהם כדי להבין טוב יותר.
גישה מכל מקום
בעזרת מערכת ניהול חשבונות אונליין, ניתן לגשת מכל מקום למסמכים שלכם ולבדוק איזה מסמכים הנפקתם ומתי.
אין צורך להיות נוכחים פיזית ליד פנקס החשבוניות או ארון המסמכים, משום שכל המסמכים החשבונאיים החשובים נגישים לכם באופן מידי דרך המחשב או המכשיר הנייד.
יותר מזה, אפשר ממש להנפיק מסמכים מכל מקום כל עוד יש לכם חיבור אינטרנט זמין. למשל אתם מבקרים לקוח ורוצים לגבות ממנו כסף ולהוציא קבלה בהתאם, תוכלו לעשות זאת כבר באותו הרגע.
גם מבחינת רשויות המס זה תקין יותר להנפיק קבלות ברגע קבלת הכסף ולא בדיעבד, כך שזה בהחלט יתרון גם מהבחינה הזאת.
הנפקת מסמכים אוטומטית
בעזרת מערכות של הנהלת חשבונות באינטרנט ניתן להפיק מסמכים בצורה אוטומטית. מה זה אומר בעצם?
ניתן למשל להיכנס לחשבונית פתוחה ולסגור אותה באמצעות מסמך קבלה שבאופן אוטומטי שמזין את כל הפרטים של החשבונית. חוץ מזה שמדובר בדבר מאוד נוח, הוא יכול לחסוך הרבה זמן, ואפילו חשוב מכך, מונע טעויות עקב שגיאות.
עוד אפשרות להפקת מסמכים אוטומטית היא בעד סליקה, מערכות רבות של ניהול חשבונות באינטרנט מאפשרות לסלוק אשראי, ואז בסיום הסליקה להנפיק אוטומטית את החשבונית ולשלוח ללקוח.
מערכות מסוימות אפילו מאפשרות דפי תשלום, שבהם הלקוח מגיע בעצמו מבצע את התשלום על מוצר או שירות מסוים ולסיום מקבל אופן אוטומטי קבלה לאימייל שהזין. כך שכל תהליך התשלום לא דורש כלל מעורבות שלהם.
מראה חדיש יותר
מעבר להנהלת חשבונות באינטרנט מעביר את כל העסק שלכם להנהלות הרבה יותר יעילה וחדשנית בכל הנוגע לענייני הכספים בחברה.
דבר זה נכון לא רק לעובדים, אלא גם לנותני השירות שלכם וגם ללקוחות. בעזרת מערכת ניהול חשבונות אונליין תוכלו לשלוח קבלות ממותגות עם הלוגו שלכם, בצורה מהירה באימייל.
זה נראה הרבה יותר עדכני ומודרני לעומת שליחת חשבוניות לאחד הספקים שלכם בדואר כאשר השנה היא כבר 2017.
הלקוחות שלכם ובעיקר הספקים והלקוחות העסקיים שלכם, יעריכו את היעילות של קבלת המסמכים ממכם, דבר שיעזור להם להזדכות במיסים ויחסוך שיחות מיותרות של “החשבונית עדיין לא הגיעה”.
הנהלת חשבונית באינטרנט לעומת תוכנה להנהלת חשבונות
אם חלק מהיתרונות שציינתי עד כה את שאתם מכירים כבר מתוכנת הנהלת חשבונות שיושבת לכם על המחשב. למעשה תוכנות שכאלו יודעות לעשות הרבה דברים שמערכות אינטרנטיות יודעות לעשות. אז מה ההבדל בעצם?
יש כמה יתרונות למערכות אונליין שיושבות בענן:
נגישות
כמו שציינו למעלה מערכות ניהול חשבונות אינטרנטיות מאפשרות לגשת מכל מקום למסמכים החשבונאיים שלכם.
מאידך, כאשר הנהלת החשבונות שלכם מבוססות תוכנה בענן, היא לרוב יושבת על מחשב ספציפי, וכך כאשר אתם לא ליד המחשב אז למעשה אין לכם נגישות לנתונים כך שזה לא משפר משמעותית את המצב בעבודה עם ספרי חשבונות של פעם.
גיבוי ואבטחה
מערכות אינטרנטיות שומרות את כל המסמכים על גבי בענן, כלומר על גבי שרתים שהם מאובטחים ומגובים משמעותית טוב יותר מאשר המחשב האישי שלכם.
זה שונה ממחשב שמותקנת עליו תוכנה בענן, וכמו כל מחשב עלולה להיות לו תקלה טכנית או יתקוף אותו וירוס זדוני, ואז הגישה שלכם קבצים והמסמכים עלולה להשתבש באופן זמני או קבוע.
במערכות ניהול חשבונות אינטרנטיות, אין את הבעיה הזאת, משום שהנתונים לא יושבים באופן קבוע על המחשב שלך. בנוסף, ניתן ליצור מידי פעם עותקים נוספים של המסמכים שלכם ממחשבים שונים וכך ליצור שכבת הגנה נוספת לנתונים.
עדכוני תוכנה בענן
כול תוכנה בענן עלולה עם הזמן לסבול מבאגים או פשוט להתיישן. לרוב נהוג לקנות מידי כל תקופה (למשל שנה) רישיון ולעדכן את התוכנה בענן לגרסה חדישה וטובה יותר, כאשר חברות משחררות עדכונים על בסיס משתנה מאוד, זה יכול להיות מידי כמה חודשים אף גם בתדירות נמוכה משמעותית.
בשירותי הנהלת חשבונאות באינטרנט זה הרבה יותר פשוט. השירות מבוסס על מערכת שמתעדכנת על הזמן, ואתם לא צריכים להתקין שום דבר על המחשב שלכם, אלא רק לגשת אליה באמצעות הדפדפן במחשב.
אין צורך לקנות רישיון מחדש, ואין צורך כל פעם לשדרג ולקוות שהשדרוג לא יעשה בלגן. בכל פעם שיש עדכון חשוב הוא עולה אוטומטית למערכת לכלל המשתמשים בשירות.
כל זה לרוב בעלויות של תשלום חודשי קטן, כך שאפילו אם לא תהיו מרוצים תמיד תוכלו לעזוב לשירות מתחרה שמציע לכם ממשק נוח יותר או מחיר תחרותי יותר.
במה כרוך המעברת להנהלת חשבונות אונליין?
אם השתכנעתם שמערכת להנהלת חשבונות אונליין היא דבר שמתאים לכם, אתם אולי מתלבטים כמה מסובך יהיה לעבור למערכת כזאת מדרך העבודה הנוכחית שלכם.
למעשה זה לא כ”כ מסובך לעבור להנהלת חשבונות באינטרנט, גם כאשר מדובר במעבר שנעשה באמצע שנת המס.
בפועל, כל מערכת נורמלית להנהלת חשבונות ברשת האינטרנט תאפשר לכם להתחיל את המסמכים החדשים שלכם מאותו מספור בו הפסקתם במערכת הישנה שלכם.
כך שמה שנשאר לכם לעשות הוא לוודא את מספור כל המסמכים שלכם (חשבוניות, קבלות וכולי) ולסגור את כל מסמכים פתוחים. לאחר מכן פשוט להמשיך מאותה נקודה שבא הפסקתם במערכת החדשה.
אם שירותי הנהלת החשבונות שלהם הם בעזרת משרד חיצוני חשוב כמובן לעדכן אותם לפני המעבר כדי שהם ידעו להדריך אתכם בצורה פרטנית.