עסקים מחזיקים מסמכים רבים כחלק מהפעילות השוטפת: חוזים, הצעות מחיר, פרטי עובדים, דוחות כספיים, תכתובות ורשימות לקוחות. גם לאחר שהמסמך מפסיק לשמש את העובדים, המידע שבתוכו עשוי להישאר רגיש. השלכה לפח רגיל אינה מבטיחה שהחומר יושמד ולכן כדאי לקבוע תהליך מסודר לטיפול בנייר שאינו נדרש עוד.
בשלב הראשון מגדירים תקופות שמירה. מסמכים שחייבים להישמר מועברים לארכיון מסודר, ואילו חומר שאושר להשמדה נאסף בנפרד. רצוי להציב מכל איסוף ברור ונגיש ולהדריך את העובדים שלא להשאיר חומר ליד המדפסת או בערימות פתוחות. כאשר קיים ספק לגבי מסמך מסוים, מעבירים אותו למסלול המאובטח עד לקבלת החלטה.
בפינוי ארכיון גדול חשוב להעריך מראש את מספר הארגזים, תנאי הגישה והצורך בציוד מתאים. כדאי לסמן חומר שאסור לפנות ולמנות איש קשר מטעם הארגון. תיאום כזה מקצר את העבודה ומונע ערבוב בין מסמכים פעילים לבין חומר שיועד להשמדה.
השיטה המתאימה תלויה בכמות וברמת הרגישות. אפשר לתאם איסוף לגריסה, פינוי ארכיון מרוכז או גריסה בבית הלקוח. בנוסף לנייר כדאי לבדוק אם קיימים דיסקים ואמצעי מדיה ישנים שמכילים מידע רגיש. מידע נוסף על התהליך ועל סוגי השירותים מופיע באתר CUTP: https://cutp.co.il/
לאחר הפינוי מומלץ לתעד את המועד ואת סוג החומר שטופל. בדיקה תקופתית אחת לכמה חודשים יעילה יותר מהמתנה למחסן עמוס. מדיניות פשוטה, הדרכת עובדים ושירות גריסה מסודר מצמצמים סיכוני מידע, מפנים שטח ומקלים על הארגון לשמור רק את המסמכים שבאמת נחוצים לו.